Нормативний акт, затверджений Мін’юстом у червні 2015 року, можна назвати «наріжним каменем» у системі нормативно-правового регламентування діловодства та архівної справи. Адже йдеться про Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, що поширюються не лише на державні органи, органи місцевого самоврядування, а й на підприємства, установи, організації усіх форм власності.

Нормативний документ, на який фахівці діловодних, архівних, кадрових служб чекали багато років, нарешті прийнято. Це Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджений наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Правила № 1000/5 є одним із найважливіших актів в сфері документаційного забезпечення управління, адже в Україні з’явився нормативно-правовий акт, який комплексно і системно встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – підприємство).

Зареєстровані в Мін’юсті 22.06.2015 за № 736/27181 Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами.

Наразі Правила № 1000/5 не набрали чинності — чекаємо на офіційне опублікування документа.

Одночасно з набранням чинності Правилами № 1000/5 відбудеться ще одна подія — втратять чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, за якими кадровики визначали і порядок формування особових справ, і складання номенклатур справ кадрових служб, і виділення кадрових документів для знищення. Звісно, всі ці питання не залишено напризволяще — вони увійшли до нових Правил № 1000/5.

Безумовно, насамперед Правила № 1000/5 стосуються служб діловодства (секретаріати, канцелярії, загальні відділи тощо) та архівних підрозділів підприємств. Утім, і працівники відділу кадрів знайдуть у Правилах чимало корисних настанов та відповідей на нагальні запитання щоденної практики. Приміром, порядок застосування і зберігання печаток і штампів, візування (погодження), затвердження і підписання документів.

Чи обов’язково в наказі про прийняття на роботу вказувати розмір посадового окладу працівника? Правила № 1000/5 дають однозначну відповідь — так. Адже в Правилах натрапляємо на таку норму: «У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат».

Формування у справи наказів з кадрових питань тривалого і тимчасового строку зберігання — ще один важливий аспект, докладно регламентований Правилами № 1000/5.